Die Angliederung der Koordinierungsstellen soll in erster Linie an das Kommunale Integrationszentrum (KI) erfolgen, das damit als Koordinierende Stelle für den Gesamtprozess agiert.
Zur Aufgabenstellung der Koordination gehören die Angebotsentwicklung, die Angebotssteuerung, das Controlling sowie die Umsetzung der Gesamtkonzeption der drei KIM-Bausteine.
Die Koordinationsstellen begleiten die Projekt- und Arbeitsgruppen zur Fallanalyse im Case Management und wirken in themenbezogenen Projektgruppen mit, moderieren Prozesse, analysieren Schnittstellen, entwickeln Kooperationsvereinbarungen zwischen Ämtern und zivilgesellschaftlichen Akteur:innen und setzen die koordinierende Arbeit um, die notwendig ist, um eine bessere rechtskreisübergreifende Zusammenarbeit zu ermöglichen. Neben der Koordination analysieren und evaluieren sie fortlaufend den Prozess und speisen somit ständig den Diskurs durch die gewonnenen Erkenntnisse.

Es ist eine KIM-Lenkungsgruppe einzurichten. Alternativ kann eine bereits vorhandene Lenkungsgruppe, in der die maßgeblichen verwaltungsinternen und verwaltungsexternen Integrationsakteur:innen auf Leitungsebene vertreten sind, beauftragt werden, um die strategische Steuerung des KIM zu gewährleisten.
Die Lenkungsgruppe ist das Steuerungs- und Entscheidungsgremium des KIM-Prozesses. Hierzu ist zielführend, dass dieses Gremium mit Amtsleitungen, Geschäftsführungen oder Personen der Dezernentenebene besetzt wird, damit maßgebliche Entscheidungen getroffen werden können. Die Geschäftsführung der Lenkungsgruppe sollte bei der Koordinierenden Stelle liegen.
Gerade in Kreisen besteht eine besondere Herausforderung darin, ein entsprechendes kreisweites Gremium zu installieren.

Besondere Berücksichtigung von Landkreisen
Das KIM sieht ein stärkeres Zusammenwirken zwischen Kreisen und ihren kreisangehörigen Städten und Gemeinden vor. Für ein effektiveres Verwaltungshandeln ist die interkommunale Zusammenarbeit im Integrationsmanagement zwischen der Kreisverwaltung und den kreisangehörigen Gemeinden zu organisieren und zu verstetigen.
Die Kreise etablieren Strukturen und Prozesse des KIM in der Kreisverwaltung, beziehen aber u.a. in der Lenkungsgruppe die kreisangehörigen Städte und Gemeinden adäquat ein. Hierbei wird die Zusammenarbeit mit den Ausländer- und Einbürgerungsbehörden in den kreisangehörigen Kommunen berücksichtigt.

Gleichzeitig stehen Kreise vor der Aufgabe, KIM-Prozesse in den kreisangehörigen Kommunen zu implementieren, wobei die kreisangehörigen Kommunen in Abstimmung mit dem Kreis jeweils eigene KIM-Konzepte und Strukturen entwickeln.
Im zielgerichteten Zusammenwirken zwischen dem Kreis und den kreisangehörigen Kommunen sind zahlreiche Abstimmungsprozesse erforderlich. Dabei ist auch die Verknüpfung zum Case Management zu berücksichtigen, um Verwaltungsstrukturen sowohl im Kreis als auch in den kreisangehörigen Kommunen zu reflektieren und zu optimieren.

Der innovative Charakter des Kommunalen Integrationsmanagements beruht auf dem rechtskreisübergreifenden Case Management. Durch den ressourcenorientierten Blick des CM auf den einwandernden Menschen entstehen aus den einzelnen Fallperspektiven heraus komplexe Integrationsketten. So bestehen je nach Lebenslage der Neuzugewanderten unterschiedliche Herausforderungen, die hintereinander, oft aber auch parallel bewältigt werden müssen, wie beispielsweise ausländerrechtliche Fragestellungen, gesellschaftliche und rechtliche Erstorientierung, Integration in Arbeit, Bildung, Gesundheit und Wohnen.
In den Kommunen werden daher Einzelfälle analysiert, um das Wissen der operativen Ebene über Optimierungsbedarfe im System, aber auch gute Formen der Kooperation, zu identifizieren und weiterzuentwickeln.
Das CM fungiert in diesem Sinne als Katalysator, indem es Bedarfe im System offenlegt und Optimierungsansätze in der Verwaltung ermöglicht.

Kommunen, die über eine eigene Ausländerbehörde und/oder eine Einbürgerungsbehörde verfügen, erhalten zur Förderung der rechtlichen Verstetigung der Integration eingewanderter Menschen zusätzliche Personalstellen. Die Personalstellen sind im KIM dafür zuständig, die Umsetzung des Aufenthalts- und Staatsangehörigkeitsgesetzes zu unterstützen und eine engere Zusammenarbeit mit den anderen Organisationseinheiten der Migrations- mit der Integrationsverwaltung zu gewährleisten.

Ausländerbehörden (ABH). Die zusätzlichen Personalstellen in den ABH sollen zur rechtlichen Verstetigung der Integration eingewanderter Menschen mit besonderen Integrationsleistungen beitragen.
 
Einbürgerungsbehörden (EBH). Mit den zusätzlichen Personalstellen sollen alle EBH landesseitig entlastet werden. Es liegt im Interesse des Landes, dass sich mehr Menschen mit ausländischer Staatsangehörigkeit, die schon lange und gut integriert in Nordrhein-Westfalen leben, einbürgern lassen. Die bisherigen statistischen Daten zur Einbürgerungen in NRW zeigen, dass hier weitere Anstrengungen erforderlich sind.